Controlling

Pengawasan, Pengendalian atau Controlling adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan semula. Dalam melaksanakan kegiatan controlling, atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokan, serta mengusahakan agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta tujuan yang dicapai.

Pengertian Controlling di dalam bahasa Indonesia dapat ditafsirkan sebagai
pengawasan atau pengendalian sehingga dalam bahasa Inggris pengertian
pengawasan dan pengendalian tetap dipergunakan dengan Istilah controlling.
Controlling baik yang dalam pengertian pengawasan atau
pengendalian oleh sebagian besar masyarakat sering ditafsirkan sebagai usaha dari manajer atau lembaga pengawasan sebagai kegiatan untuk mencari
kesalahan. Padahal fungsi pengawasan atau pengendalian tersebut adalah sebagai
salah satu keguatan untuk mengadakan perbaikan bila hasil atau jasa yang
sudah distandarisasi itu tidak sesuai dengan hasil yang diharapkan.
Standarisiasi merupakan salah satu tindakan awal dari proses
perencanaan dan standar itu harus terandalkan dan dapat dipercayai sebagai
dasar untuk mengevaluasi dan membandingkan dalam kegiatan pengawasan.
Standarisasi dari proses perencanaan ditujukan untuk pencapaian
sasaran atau efektifitas organisasi. Sedang kontrol baik dalam pengertian
pengawasan atau pengendalian itu lebih difokuskan pada hasil atau
produktifitas baik yang berupa barang atau jasa agar hasil usaha suatu
organisasi itu sangat efisien.
Jadi kontrol dapat disimpulkan lebih memusatkan pada efisiensi dan
perencanaan atau planning lebih memusatkan pada efektivitas.
Beberapa pakar memberikan definisi controlling sebagai berikut:
a. George R. Terry
Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai,
mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tindakan
korektif, bila diperlukan, untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan
rencana. b. Newman
Pengawasan adalah suatu usaha untuk menjamin agar pelaksanaan sesuai
dengan rencana.
c. Henry Fayol
Pengawasan terdiri dengan maksud untuk memperbaikinya dan mencegah
terulangnya kembali.
d. Soejamto
Segala usaha atau kegiatan untuk mengetahui sasaran obyek yang
diperiksa.
e. Sondang Siagian
Proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi
untuk menjamin agar dimana pekerjaan yang sedang dilaksanakan
berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya
f. Soekarno K
Suatu proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan agar apa
yang diselenggarakan sejalan dengan rencana.

Actuating

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

(1) Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
(2) Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
(3) Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak,
(4) Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
(5) Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmon

Actuating Yaitu fungsi manajemen yang berhubungan dengan bagaimana cara menggerakkan kerabat kerja (bawahan) agar bekerja dengan penuh kesadaran tanpa paksaan. Menurut Keith Davis (1972) ialah kemampuan pemimpin membujuk orang-orang mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dengan penuh semangat. Jadi, pemimpin menggerakkan dengan penuh semangat, dan pengikut juga bekerja dengan penuh semangat. Sedangkan menurut Hoy dan Miskel (1987) cenderung mempunyai hubungan dengan bawahan yang sifatnya mendukung (suportif) dan meningkatkan rasa percaya diri menggunakan kelompok membuat keputusan. Keefektifan kepemimpinan menunjukkan pencapaian tugas pada rata-rata kemajuan, keputusan kerja, moral kerja, dan kontribusi wujud kerja. Arahan (Direction): manajer mengemban hampir semua tanggung jawab untuk melembagakan arahan.
Delegasi (delegation) :oragnisasi biasanya mulai mengembangkan struktur yang didesentralisasi, hal ini dapat mempertinggi motivasi pada level bawah, namun muncul krisis bahwa pemimpin terus merasa kehilangan kontrol atas bidang oprasi yang sangat terspesialisasi. Kolaborasi (collaboration) : menekankan spontanitas tindakan manajemen yang lebih besar melalui tim dan penyelesaian perbedaan-perbedaan antar pribadi secara tepat. Kontrol sosial dan pendisiplinan pribadi menggantikan kontrol formal.

Organizing

Organizing yaitu mengelompokan kegiatan yang diperlukan, yakni menetapkan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam oraganisasi, serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut. Atau dalam bahasa Yunani disebut  ὄργανον, organon - alat adalah suatu kelompok orang yang memiliki tujuan yang sama. Baik dalam penggunaan sehari-hari maupun ilmiah, istilah ini digunakan dengan banyak cara. Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, dan manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku organisasi (organizational behaviour), atau analisa organisasi (organization analysis). Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda.
Setiap bentuk organisasi mempunyai unsure-unsur tertentu antara lain :
a.sebagai wadah/tempat untuk kerjasama
b.proses kerjasama sedikitnya dua orang
c.jelas tugas dan kedudukannya masing-masing
d.ada tujuan tertentu
Adapun beberapa asas/prinsip organisasi yang perlu kita ketahui antara lain adalah :
a. asas perumusan tujuan
b. asa pembagian kerja
c. asas pendelegasian wewenang
d. asas koordinasi
e. asas efisiensi pengawasan
f. asas pengawasan umum
Tipe/bentuk/jenis-jenis organisasi antara lain :
a.organisasi garis
b.organisasi fungsional
c.organisasi garis dan staff
d.organisasi panitia

Planning

• Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan. Atau bisa juga didefinisikan sebagai "Proses yang diatur supaya suatu sasaran atau tujuan masa depan yang masih samar-samar menjadi lebih jelas” (Silalahi, 2001:43). Atau bisa diartikan sebagai “keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan dating dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan” (Siagian, 1997:108)
William H. Newman (1962:15) : “planning is deciding in advance what is to be done” (penetuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan) Lousi A. Allen : planning is the determination of a course of action to achieve a desired result” (perencanaan adalah penentuans erangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan) Koontz & O’donnel : planning is function of manager which involves the selection from among alternative of objective, policies, procedures and programs (perencaan adalah fungsi seorang menejer yang berhubungan dengan pemilihan dari berbagai alternative daripada tujuan, kebijaksanaan, prosedur dan program.) George R. Terry (2006) : “tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai amsa yang akan dating dalam hal memvisualisikana serta merumuskan aktifitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai ahsil yang dinginkan”
Sasaran : tujuan yang dinginkan yang melukiskan skope yang jelas serta memberikan arah kepada usaha-usaha seorang menejer. Unsur dari sasaran secara umum meliputi : 1). Efisiensi organisasi, produktifitas tinggi dan memaksimalkan laba. 2). Pertumbuhan organisasi, kepemimpinan industrial dan stabilitas organisasi. 3). Pertimbangan dalam kesejahteraan pegawai. 4). Kepentingan sosial dan masyarakat.
Jenis perencanaan :
1. Strategi planning : perencanaan utama meliputi perencanaan startegi umum/ pola dasar tujuan perusahaan.
2. Strategi manajemen : perencanaan departementasi yang harus dilaporkan setiap tahun.
3. Perencanaan adminsitrasi : perencanaan yang diatur secara terperinci dan teknikal yang terdiri dari kegiatan dan tugas. (silalahi, 2001) George R. Terry : jenis perencanaan meliputi : a) Prosedur (procedure) b) Metode (methode) c). standar (standard) d) anggaran (budget) e). program (programs) f) faktor teknis (tecno-factor)
Unsur-unsur perencanaan
Rudyard Kipling dalam hidupan ada enam pelayan yang bernama : what, why, where, when, how, who :
1). Tindakan apa yang harus dikerjakan
2). Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan
3). Dimanakah tindakan itu harus dilaksanakan
4). Kapankah tindakan itu dilaksanakan
5). Bagaimanakh cara pelaksanaan tidnakan tersebut
6). Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu
Dr. Bennet silalahi (2001) : 1). Penyelidikan (research), 2). penentuan sumber langka (scarce resources), 3). penentuan lingkungan, 4). penentuan kebijakan perusahaan, 5) penetuan wahana (organisasi) Manullang (1977) : 1) tujuan perusahaan 2) politik 3). Prosedur 4). Budget 5). Program
Louis Allen : 1) meramalkan (forecasting) 2). Menetapkan tujuan (establishing objectives), 3) mengacarakan (programming) 4). Meyusun tata waktu (scheduling) 5) menyusun anggaran (budgeting) 6). Memperkembangkan prosedur ( developing procedures) 7) menetapkan dan menafsirkan kebijaksanaan (establishing & interpreting policy)
Syarat-syarat perencanaan :
1. Realistis praktis dan terarah dimana idealisme takluk kepada rasio dan rasio pada pengalaman.
2. Disusun oleh ahli dalam perencanaan yang sangat faham tujuan utama perusahaan.
3. Dapat dilaksanakan oleh manajemen tingkat atas, menengah dan bawah secara serempak.
Ada juga berpendapat perencanaan :
1. harus mempermudah tercapainya tujuan.
2. harus dibuat orang yang memahami tujuan organisasi dan orang yang mendalami teknik perencanaan
3. harus disertai rincian yang teliti
4. harus sesaui dengan pemikiran pelaksanaan
5. harus sederhana, luwes, pragmatis
6. didalamnya ada tempat pengambilan resiko
7. harus merupakan forecasting
Proses perencanaan
1. seleksi sasaran
2. penilaian dampak lingkungan
3. mengadakan ramalan tentang perubahan
4. evaluasi kekuatan internal perushaan
5. mempertimbangkan berbagai alternatif tindakan bersama resiko dan imbalannya
6. pilihan alternatif terbaik
7. penentuan program spesifik, rencana dan prosedur pelaksanaan